Что поручить консьержу, пока вы не в Грузии

Владелица квартиры на проспекте Руставели живёт за границей и заказала туда новый матрас. Курьер приехал в назначенный день, позвонил, никто не открыл, и доставку вернули на склад.

В том же месяце пришло напоминание о долге за коммунальные услуги. Квитанции всё это время копились в почтовом ящике внизу. Тогда она наняла консьерж-сервис, и теперь консьерж для собственника квартиры принимает её доставки, оплачивает счета по фото квитанций и раз в месяц проверяет квартиру с отчётом.

Ни матрас, ни долг сами по себе не беда. Но пустая квартира каждый месяц подбрасывает такие мелочи, и для каждой нужен человек у двери. Вопрос в том, кому их отдать и где у этого человека кончаются полномочия.

Что поручают консьержу собственника квартиры

Набор у всех свой, но костяк повторяется из договора в договор:

• хранить ключи и открывать квартиру тем, кого назвал хозяин;
• проверять квартиру по графику и присылать фотоотчёт;
• забирать почту и квитанции, оплачивать счета;
• принимать курьеров и доставку мебели;
• встречать мастеров и смотреть за работой;
• покупать для квартиры мелочи и расходники;
• готовить квартиру к приезду хозяев;
• закрывать квартиру на зиму и открывать весной.

Длинный список с первого дня не нужен. На Руставели начали с доставок, счетов и ежемесячной проверки, остальное добавлялось по мере надобности.

Ключи у консьержа

Полный комплект лежит у консьержа. В связке ключ от квартиры, брелок домофона, ключик от почтового ящика и пульт от парковки, если он есть. Передачу записывают поштучно, и так же отмечают, когда комплект возвращается.

На брелоке нет адреса, только номер, по которому консьерж узнаёт квартиру. Ключи хранят в запираемом шкафу и посторонним не дают даже на минуту, будь то сосед или знакомый хозяина без предупреждения.

Кого впускать, решает только хозяин. Мастер, уборщица, родственник, покупатель на осмотр, на каждый случай есть заявка в переписке, и без неё дверь остаётся закрытой.

Проверка раз в месяц

Ежемесячный визит в квартиру, где никто не живёт, похож на короткий обход. Консьерж проветривает, смотрит на потолки и заглядывает под мойку и за стиральную машину. Он проливает сливы, чтобы не пересохли сифоны, и проверяет щиток. После штормов отдельно осматривает окна и балкон.

Снимки повторяют прошлый отчёт кадр в кадр, и новая трещина или пятно сразу бросаются в глаза. К фото прикладывают показания счётчиков и пару строк о том, что сделано и что насторожило. Тревожное консьерж пишет сразу, не дожидаясь отчёта.

Раз в месяц хватает квартире, которую закрыли по списку и оставили с осушителем. Если дом старый или ремонт закончили недавно, первые месяцы приезжают чаще.

Счета по фото квитанций

Бумажные квитанции за коммунальные услуги приходят в почтовый ящик, хотя некоторые поставщики присылают счета только в электронном виде. Плату за обслуживание дома выставляет управляющая компания. Бумаги консьерж забирает при каждом визите, фотографирует и присылает хозяину. Дальше два пути.

Хозяин платит сам через банковское приложение по абонентским номерам с квитанций, и тогда консьерж только доставляет сведения. Или консьерж платит из аванса и присылает подтверждение. Владелица на Руставели выбрала второе, сроки оплаты больше не её забота.

Абонентские номера всех счетов собирают в один файл. По ним раз в месяц смотрят начисления в банковском приложении, и электронные счета, которые в ящик не приходят, оплачиваются вместе с бумажными.

Заодно консьерж сверяет показания в квитанции с тем, что видит на счётчике. Ошибки в начислениях случаются, и заметить их проще тому, кто стоит у счётчика, чем хозяину в другой стране.

Курьеры, доставки, почтовый ящик

Доставку назначают на время, когда консьерж может быть в квартире, и курьеру дают его контакт. Посылку вскрывают при курьере, если служба доставки это разрешает, а крупные вещи осматривают до подписи. Матрас в порванной плёнке проще не принять, чем потом спорить с магазином.

В жилом комплексе с охраной консьерж заранее вносит машину доставки в список на въезде и, если в доме есть грузовой лифт по записи, бронирует его. Без этого курьер с диваном застрянет у шлагбаума.

Мебель обычно приезжает разобранной, и сборщика консьерж встречает так же, как мастера. Упаковку от крупных покупок он вывозит, на балконе и в подъезде её не бросают.

Почтовый ящик пустеет при каждом визите. Рекламу выбрасывают, конверты фотографируют снаружи, а вскрывают только с разрешения хозяина. Официальные письма консьерж показывает в тот же день.

Мастера, покупки и приезд хозяев

Когда приходит мастер, консьерж открывает квартиру, показывает, где что, и остаётся, пока идёт работа, или возвращается к её концу. Хозяину он присылает фото до и после и акт, если мастер его выписал. О плохо сделанной работе консьерж пишет сразу, а переделку согласует хозяин.

Покупки делают по списку и в пределах суммы, о которой договорились заранее, от лампочек и батареек до нового чайника. Всё, что дороже, сначала согласуют.

К приезду хозяев консьерж заказывает уборку, стелет свежее бельё, проверяет воду и свет и включает кондиционер. По просьбе хозяев в холодильнике будут продукты на первый вечер.

Аванс, чеки и отчёт о деньгах

Расходы удобнее вести через аванс. Хозяин переводит сумму на месяц или на квартал, консьерж тратит из неё и раз в месяц присылает отчёт, где каждая трата стоит отдельной строкой с фото чека. Остаток переходит дальше.

Чеки нужны всегда, даже за пакет батареек. Трату без чека согласуют отдельно и записывают. По отчётам за год видно, во что на самом деле обходится пустая квартира.

Плату за услуги консьержа держат отдельно от аванса на поручения, чтобы строки в отчёте не путались.

Чего консьерж не делает

Границы записывают в договоре так же подробно, как поручения. Консьерж не сдаёт квартиру и никого в ней не селит, даже на ночь. Решения о ремонте принимает хозяин, консьерж действует сам только при аварии, когда надо остановить воду или ток. Договоров от имени хозяина он не подписывает и его банковских карт не держит.

Для части дел, где нужна подпись собственника, консьержу понадобится доверенность, и её объём лучше обсудить с юристом.

Ещё одна граница проходит по часам. У части консьерж-сервисов рабочий день дневной, и ночные выезды в договор не входят. Это стоит выяснить до того, как в январе ночью напишет сосед снизу.

Знакомый за спасибо, консьерж или управляющая компания

Экономные хозяева ищут знакомого или соседа, готового помогать «за спасибо». Довод понятный, человек свой, ключи у него и так, дела мелкие. На другом краю полное управление, когда квартиру целиком отдают управляющей компании, лишь бы вообще о ней не думать.

Управляющие компании уверены, что дружеской помощи хватает на одну посылку. Ежемесячные обходы, счета и мастера быстро превращаются в работу, за которую никто не отвечает. Консьерж-сервисы спорят уже с самими управляющими. Платить за полное управление квартирой, которая не сдаётся, по их словам, незачем.

Всё упирается в то, как живёт квартира. Пустой или сданной жильцу надолго квартире консьержа хватает, дела у неё мелкие и предсказуемые. Посуточная сдача другое ремесло. Заселения, уборка между гостями, переписка, календарь и цены требуют полной управляющей компании, а консьерж-сервис для владельцев рассчитан на первый случай.

Отчёты, связь и тайна квартиры

Всё общение с консьержем держат в одном канале, чтобы история поручений не терялась между почтой и звонками. Звонят только по срочному. Отчёты приходят по графику и в одном формате, иначе через полгода в них не разобраться.

Консьерж знает о квартире больше соседей. Когда она пустует, где лежат документы, какой код у сигнализации. В договоре поэтому пишут о конфиденциальности, фото из квартиры нигде не публикуют и о приездах хозяев соседям не рассказывают.

Хорошо, когда квартиру знают два человека сервиса, основной и подменный. Тогда отпуск одного не оставляет квартиру на месяц без проверок.

Ночная авария и закрытие на зиму

Когда сервис ночью не выезжает, второй комплект ключей держит аварийная служба или другой человек, готовый приехать в любой час. Кто отвечает за ночной выезд на протечку, решают на первой же встрече.

Осенью консьерж может закрыть квартиру по списку, а весной открыть. Он сливает бойлер, моет холодильник и ставит осушитель. Подготовку воды, света и текстиля к зиме удобно поручить тому, кто и так ходит с проверками.

Мастеров, которые приходят по сезонному графику чистки бойлера и замены картриджей, он тоже встречает сам и отмечает их работу в журнале.

Доверие на расстоянии

Есть ли работа для консьержа, когда квартиру снимает жилец?

Курьеру и мастеру жилец откроет сам, но кто-то должен принимать показания счётчиков и смотреть квартиру по договору аренды. Запасной ключ тоже должен лежать в городе, и консьерж для этого подходит.

Поручить ли консьержу продажу квартиры?

Сделку ведут агент и юрист. Консьерж может открыть квартиру для показа по вашей заявке и заранее её проветрить, а потом рассказать, о чём спрашивали покупатели и что их смутило.

Откуда знать, что консьерж правда приходил?

По отчёту. Фото с одних и тех же мест, показания счётчиков, которые чуть сдвигаются от визита к визиту, время съёмки в файлах. Иногда можно попросить видео обхода целиком, без монтажа.

Консьерж потерял ключ. Менять ли замок?

Личинку меняют в тот же день, а кто за это платит, решает договор. Заодно выясняют, где и как пропал ключ и что сервис поменяет в хранении, чтобы история не повторилась.

Чем консьерж отличается от уборщицы с ключом?

Уборщица отвечает за чистоту и приходит под уборку. Консьерж ведёт счета, доставки, мастеров, деньги с отчётом и проверки по графику, и спрашивают с него за всё это сразу.

Матрас приехал во второй раз

Второй раз матрас привезли в день, когда консьерж ждал в квартире. Упаковку вскрыли при курьере, матрас осмотрели и подписали доставку, а плёнку с коробкой консьерж вывез сам.

Долг погасили в первую же неделю. Квитанции теперь забирают и фотографируют при каждом визите, счета сверяют по абонентским номерам и оплачивают из аванса, а владелица раз в месяц получает отчёт с фото комнат и показаниями счётчиков, к которому приложены чеки.

Перед первой зимой к поручениям добавились закрытие квартиры и встреча мастера по кондиционерам. Сдавать квартиру владелица пока не собирается, и полное управление ей ни к чему. Консьерж и сезонные работы теперь идут одним договором на содержание квартиры в Батуми.